Microsoft aktualizace definice „Externí uživatelé“ (platná od 1. 10. 2024)

Microsoft od 1. října 2024 zavádí novou definici pojmu „externí uživatel“, která ovlivní přístup a licencování řady produktů včetně cloudových služeb a on-premise řešení.

🖥️ Kterých produktů se změna týká?

Nová definice se vztahuje na produkty a služby, které ve svých podmínkách umožňují přístup externím uživatelům. Konkrétně se jedná o:

  • Microsoft Teams
  • Office Servers
  • Office for the web
  • Office 365 Services (včetně Yammer)
  • OneDrive for Business
  • SharePoint Online
  • Microsoft Entra ID
  • Dynamics 365
  • Windows Server
  • SQL Server
  • Exchange Server
  • Project Server
  • SharePoint Server
  • Skype for Business Server
  • Azure DevOps Server
  • Windows Multipoint Server
  • Advanced Threat Analytics
  • Microsoft Endpoint Configuration Manager
  • System Center (Data Protection Manager, Orchestrator, Operations Manager, Service Manager)

🔄 Nová definice „externího uživatele“

Uživatel bude považován za interního, pokud splňuje alespoň jednu z těchto podmínek:

  • je zaměstnancem vaší firmy nebo affiliate společnosti,
  • je dodavatelem/zástupcem, který pracuje v průměru více než 30 hodin týdně,
  • dochází fyzicky na pracoviště každý pracovní den.

✅ Kdy je uživatel „externí“

Pokud nesplňuje žádnou z výše uvedených podmínek, může být považován za „externího uživatele“ a není třeba mu přiřazovat plnohodnotnou licenci (v závislosti na produktu).

📌 Příklady z praxe

✅ Příklad: Externí grafik

Pracuje 10 h týdně z domova a má přístup k SharePointu a Teams. ➡️ Stále je externí uživatel. ( Nepotřebuje licenci )

❌ Příklad: Vývojář na projektu

Dochází každý den a pracuje 35 h týdně. ➡️ Musí mít licenci jako interní zaměstnanec.

🎯 Doporučení pro firmy

  • Zmapujte všechny uživatele s přístupem do M365 a výše uvedených produktů.
  • Posuďte jejich pracovní vztah (čas + místo výkonu práce).
  • Přiřaďte interní licenci, pokud spadají pod novou definici interních uživatelů.
  • Připravte důkazní dokumentaci (např. rozsah práce, smlouvy).

📚 Shrnutí

Nová pravidla reflektují realitu hybridní práce a přináší přesnější vymezení, kdo potřebuje licenci a kdo ne. Správné přiřazení uživatelů vám může ušetřit peníze i riziko při auditu.

Oficiální zdroj: microsoft.com